Como usar o Concept OS
Guia completo pra dono, consultor e mecânico. Clica num tópico pra ir direto nele.
Papéis e permissões
Cada pessoa que acessa o painel tem um papel, e cada papel vê coisas diferentes:
- Dono — vê tudo, inclusive valores e o financeiro. É o único que mexe em Equipe, Configurações e Agenda.
- Consultor de serviço — monta orçamento, fala com cliente, vê valores. Não mexe em Equipe/Configurações/Agenda.
- Mecânico — faz check-in, registra o serviço, avança as etapas da moto (peças → serviço → vistoria → entrega), nunca vê o valor de nada (nem total da OS, nem preço de item, nem no PDF). Isso é proposital: valor é informação financeira, só de quem administra.
Adicionar um funcionário
Tem dois cadastros diferentes na tela de login — é importante usar o certo:
O funcionário (mecânico ou consultor) entra em login.html e clica no link "Sou mecânico ou consultor de uma oficina", embaixo da tela. Ele cria só o login dele, com o e-mail e senha próprios — isso não cria uma oficina nova.
O funcionário avisa o dono qual e-mail ele usou.
O dono vai na aba Equipe, digita o nome, o mesmo e-mail que o funcionário usou, escolhe o papel (Mecânico ou Consultor), e clica em Adicionar.
Se o funcionário usar o cadastro errado (o de "Criar minha oficina"), ele acaba virando dono de uma oficina vazia e separada — por isso o link certo é o de baixo, específico pra funcionário.
↑ Voltar ao topoCheck-in da moto
É o primeiro passo quando a moto chega na oficina. Preenche:
- Dados da moto (placa, modelo, marca, km, combustível).
- 6 fotos (frontal, laterais, painel, roda dianteira, traseira) — documenta o estado de chegada, protege a oficina e o cliente.
- Relato do cliente (o que ele disse que está sentindo/precisando).
- Mecânico responsável e box de atendimento.
- Dados do cliente (nome, CPF, e-mail, WhatsApp, endereço) e autorização LGPD.
- Assinatura na tela — o cliente desenha com o dedo (celular) ou mouse (computador) confirmando que entregou a moto naquelas condições.
Depois de "Finalizar Check-in", a OS aparece na aba Ordens com status CHECK-IN.
Errou marca, modelo ou placa (ou a foto de destaque não bateu com a moto de verdade)? Dentro da OS tem o botão "✏️ Corrigir dados da moto" — abre a mesma galeria visual do check-in pra você escolher de novo, ou digitar manualmente. Funciona a qualquer momento, mesmo com a OS já pronta.
Esqueceu de tirar alguma das 6 fotos, ou quer trocar uma que ficou ruim? Dentro da OS, em "Fotos do check-in", é só clicar no quadro da foto (vazio ou já preenchido) pra adicionar ou substituir — funciona a qualquer momento.
↑ Voltar ao topoMontando o orçamento e se comunicando com o cliente
Esta é a parte mais importante do dia a dia — aqui vai o passo a passo completo de como o dono (ou consultor) deve conduzir a conversa com o cliente do início ao fim.
Passo 1 — Montar o orçamento
Abre a OS (aba Ordens → "Ver detalhes") e vai em "Adicionar item": cadastra cada peça/serviço com descrição, categoria e valor. Repete pra cada item.
Quando terminar de listar tudo, clica em "Abrir autorização (enviar pro cliente)". A OS muda pro status Aprovação.
Passo 2 — Enviar o link pro cliente
Depois de abrir a autorização, aparece uma caixa com o link de acompanhamento e um botão "Enviar por WhatsApp", que já abre o WhatsApp com uma mensagem pronta tipo: "Olá! Segue o link do orçamento da sua moto pra você aprovar: [link]". É só clicar em enviar.
O cliente abre esse link no celular dele — sem instalar nada, sem senha, sem login. Ele vê cada item com botões Aprovar / Recusar, e o total é recalculado sozinho conforme ele vai respondendo.
Passo 3 — Esperar a resposta (sem precisar ficar checando)
Você não precisa ficar entrando no app pra ver se o cliente respondeu — se o e-mail automático estiver configurado (ver seção "Avisos automáticos"), você recebe um e-mail assim que ele terminar de responder tudo. Se ainda não configurou, dá pra checar manualmente entrando na OS a qualquer momento — o que ele já respondeu fica salvo, mesmo que o app estivesse fechado na hora.
Já está com a OS aberta? Clica em "🔄 Atualizar" no topo pra ver as respostas novas sem sair da tela. Quer ver exatamente o que o cliente está vendo? Clica em "👁 Ver como cliente" — de lá, os botões "← Voltar à OS" e "Painel" te trazem de volta (esses botões só aparecem pra equipe, o cliente não vê).
Passo 4 — Ler as cores e agir
Cada item aparece com uma borda colorida, tipo semáforo:
- Verde — Aprovado: pode seguir com esse item normalmente.
- Amarelo — Aguardando: cliente ainda não respondeu esse item.
- Vermelho — Recusado: aqui é onde você (ou sua consultora) entra em ação.
Quando um item fica vermelho, o passo é: ligar pro cliente, perguntar o motivo da recusa. Na grande maioria das vezes é uma questão de preço. Se der pra negociar um valor novo:
Na OS, o item recusado mostra um botão "Renegociar". Clica, e abre um formulário embaixo do item: ajusta o valor (e, se precisar, a quantidade ou a descrição) combinado por telefone, e clica em "Salvar alteração".
O item volta pra "Aguardando" com o valor novo, e a OS reabre a aprovação. O cliente vê o item atualizado no mesmo link de sempre (não precisa mandar um link novo) e responde de novo.
Embaixo dos itens tem um resumo de valores (só dono e consultor veem): Total orçado (a soma de tudo, aparece sempre, mesmo antes do cliente responder), Aprovado pelo cliente em verde, Aguardando cliente em amarelo e Recusado em vermelho.
Se o cliente realmente não quiser aquele item (não é questão de preço), é só deixar como recusado mesmo — ele simplesmente não entra no total nem no serviço.
Passo 5 — Todo mundo respondeu
Quando o cliente responde todos os itens (aprovando ou recusando), a OS avança sozinha pro status PEÇAS — sem precisar de nenhuma ação sua. Se ele responder de novo depois de uma renegociação, o mesmo acontece.
↑ Voltar ao topoMudar o orçamento depois de enviado
O orçamento pode ser alterado em qualquer etapa até a entrega — inclusive depois do check-in, com a OS já aprovada ou com a moto em serviço. Só dono e consultor fazem isso. OS Pronta ou Cancelada fica travada.
- Adicionar item novo: usa o mesmo formulário "Adicionar item" embaixo da lista.
- ✏️ Editar: cada item tem esse botão — muda descrição, valor e quantidade.
- 🗑 Remover: tira o item do orçamento (pede confirmação). O total é recalculado sozinho.
Se o orçamento já tinha ido pro cliente:
- Item novo, ou mudança de valor/quantidade → a OS volta pra Aprovação e o cliente responde só o que mudou, no mesmo link de sempre. Os itens que ele já aprovou continuam aprovados.
- Corrigiu só a descrição (erro de digitação, por exemplo) → não precisa de nova aprovação.
Tudo fica registrado na linha do tempo da OS: o que foi adicionado, alterado ou removido, e quando.
↑ Voltar ao topoEncontrou algo novo depois que o orçamento já foi aprovado?
Isso é super comum — o mecânico desmonta e encontra outro problema no meio do serviço. Pra esses casos existe a seção "Registro do mecânico — item observado", que aparece na OS durante as etapas de Peças, Serviço e Qualidade.
Qualquer um da equipe descreve o que encontrou e um valor estimado. Ao salvar:
- Cria um item novo no orçamento.
- A OS volta sozinha pro status Aprovação — só esse item novo fica esperando resposta (os que já foram aprovados antes continuam como estavam).
- O cliente recebe esse item novo no mesmo link de sempre.
Peças → Serviço → Qualidade → Entrega
Depois da aprovação, a OS mostra embaixo das etapas um botão só pra levar a moto pra próxima etapa. Qualquer um da equipe, inclusive o mecânico, pode usar. Ele pede confirmação antes, pra evitar clique sem querer.
- Peças: aguardando as peças chegarem. Chegou tudo? Clica em "🔧 Peças ok — iniciar serviço".
- Serviço: o mecânico executa o trabalho. Ao terminar, clica em "✅ Serviço concluído — ir pra vistoria de qualidade".
- Qualidade: aparece um checklist automático (sempre inclui checar a corrente; se teve troca de óleo ou serviço de roda aprovados, adiciona um recheck obrigatório desses também, além de um "Conferir" pra cada item aprovado). Marca cada item como concluído e depois clica em "🚚 Vistoria ok — liberar pra entrega".
- Entrega: o dono/consultor marca a caixinha "Pagamento confirmado" (Pix/cartão/dinheiro já recebido) — só depois disso o botão "🏁 Confirmar entrega ao cliente" libera. Isso existe de propósito: a moto só pode constar como entregue depois do pagamento confirmado.
- Pronto: OS finalizada. O cliente pode avaliar de 1 a 10 pelo link dele, e se a nota for boa, aparece um link pra avaliar no Google também.
Como o cliente fica sabendo
- Pelo link de acompanhamento (o mesmo do orçamento): mostra a etapa atual em destaque — por exemplo "🔧 Sua moto está em serviço agora" ou "🏁 Sua moto está pronta! Pode vir retirar." A página se atualiza sozinha a cada 30 segundos.
- Pelo WhatsApp: na OS tem o botão "📲 Avisar o cliente no WhatsApp", que abre a conversa com uma mensagem pronta da etapa atual e o link. É só apertar enviar.
PDF da OS
Tanto você (dentro da OS) quanto o cliente (no link dele) podem baixar um PDF com dados da moto, itens do orçamento, fotos do check-in e a assinatura — serve como comprovante/documento. Pro mecânico, o PDF também esconde os valores, igual na tela.
Se tiver um patrocinador ativo no momento (cadastrado em admin.html), a logo dele aparece pequena no rodapé de cada página — é um documento que o cliente guarda, então vira mais uma vitrine pro patrocinador.
Clientes cadastrados
Toda vez que um check-in é feito, o cliente e a moto ficam salvos. Na aba Clientes dá pra buscar por nome, WhatsApp ou placa, e ver o histórico de motos de cada um.
↑ Voltar ao topoConfigurações da oficina
Só o dono acessa. Dá pra ajustar:
- Nome, CNPJ, endereço, telefone, e-mail e WhatsApp da oficina.
- Cor de destaque e logotipo (aparece em todas as telas, inclusive nas páginas que o cliente vê).
- Tema visual: Racing (carbono + neon, o padrão) ou Clean (fundo claro e liso) — vale tanto no painel interno quanto nas páginas públicas do cliente.
- Link de avaliação do Google, pra aparecer depois que o cliente dá uma nota boa.
Agenda — agendamento sem app
Na aba Agenda, o dono ativa "Agenda ativada", define dias e horário de atendimento, intervalo entre horários, e quantos atendimentos simultâneos a oficina aguenta (número de boxes/elevadores).
Copia o link público que aparece ali e divulga (Instagram, WhatsApp, Google).
O cliente abre o link, escolhe um horário livre, preenche nome/WhatsApp/moto — sem login, sem app.
Ele recebe um link individual pra confirmar presença ou cancelar mais perto do dia.
Pra reduzir falta (no-show): agendamentos das próximas 2 horas que ainda não foram confirmados ganham um botão de lembrete que já abre o WhatsApp com a mensagem pronta pra você enviar.
↑ Voltar ao topoContas a pagar
Na aba Financeiro (só o dono vê), dá pra cadastrar as contas da oficina — aluguel, fornecedor, boleto, o que for — com descrição, valor e data de vencimento.
- Conta com borda vermelha: já venceu e ainda não foi paga.
- Conta com borda amarela: vence hoje ou amanhã.
- Marca como paga quando quitar, ou exclui se cadastrou errado. Contas pagas ficam numa lista separada, só pra histórico.
Avisos automáticos
Quando configurado, a oficina recebe um e-mail automático quando:
- O cliente termina de responder um orçamento (aprovou/recusou tudo).
- Um agendamento é confirmado ou cancelado pelo cliente.
Assim você não precisa ficar checando o painel toda hora pra saber se o cliente já respondeu.
Além disso, o dono pode receber um resumo diário por e-mail (uma vez por dia) com: quantas OS foram abertas no dia, quantas ainda estão em andamento, quanto falta receber, quanto já entrou hoje, e as contas a pagar vencendo ou atrasadas. É a forma de acompanhar o fluxo financeiro sem precisar entrar no painel toda hora.
↑ Voltar ao topoCancelar uma OS
Só o dono pode cancelar, e só antes da OS chegar em "Pronto". Dentro da OS, o botão "✖ Cancelar OS" aparece perto do PDF. Pede confirmação antes — não tem como desfazer depois.
Não é a mesma coisa que apagar: a OS cancelada continua no histórico, só muda de status.
↑ Voltar ao topoSegurança e sigilo financeiro
O mecânico nunca vê valores — nem total da OS, nem preço de item individual, nem no PDF que ele baixa. Isso vale em toda tela do sistema, de propósito: valor é informação financeira e administrativa, não operacional.
O link que o cliente recebe (de acompanhamento, de agendamento, de PDF) é único pra cada OS/agendamento — ninguém mais consegue adivinhar ou acessar o link de outra pessoa.
↑ Voltar ao topoInstalar na tela inicial
Na primeira vez que você abre o Concept OS, aparece o aviso "📲 Instale o app". Instalado, ele ganha ícone próprio e abre direto, como um aplicativo.
- Android: toque em Instalar no aviso.
- iPhone: no Safari, toque em Compartilhar ⬆️ e depois em "Adicionar à Tela de Início".
- Notebook/computador: no Chrome ou Edge, clique em Instalar no aviso (ou no ícone de instalar da barra de endereço). Abre numa janela própria, como um programa.
Tocou em "Agora não"? O aviso volta em 7 dias.
↑ Voltar ao topoAssinatura
Toda oficina nova começa com 30 dias grátis, com tudo liberado. Depois disso, o plano é R$ 89/mês — preço de lançamento (quem assina agora mantém esse valor) (Plano Completo: tudo liberado, sem limite de ordens de serviço), pago pelo Mercado Pago.
- Nos últimos 7 dias do teste aparece um aviso no Painel com o botão "Assinar — R$ 89/mês".
- O status fica em Configurações → Assinatura do Concept OS.
- Se o teste acabar ou o pagamento ficar pendente, o painel pausa e mostra o botão Assinar agora. Nenhum dado é apagado — assinou, volta tudo como estava.
- Mecânicos e consultores veem só o aviso pra falar com o dono.